Hosting, Cloud oder „On Premise“: Was ist das ideale Betriebsmodell für SAP Business One?

Das Produktportfolio ändert sich, Abläufe werden umstrukturiert, Ideen direkt auf dem Markt getestet – für kleine und mittelständische Unternehmen gehören agile Geschäftsprozesse zum normalen Alltag.

Doch selbst das beste ERP-System ist immer nur so agil wie seine zugrunde liegende Infrastruktur. Hosting, Cloud oder „On Premise“? So lautet die entscheidende Frage, die sich jeder stellen muss, der sich für SAP Business One entscheidet. Spätestens wenn Ihre IT-Abteilung in den ERP-Software-Auswahlprozess einbezogen wird, dürfte diese Frage ohnehin auf der Tagesordnung stehen.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die drei Betriebsmodelle vor und zeigen Ihnen anschließend, welche Aspekte Sie bei der Wahl Ihres Betriebsmodells für SAP Business One berücksichtigen sollten.

Best Choice: Welche IT-Infrastruktur für SAP Business One?

Bevor Sie SAP Business One in Ihrem Unternehmen nutzen können, müssen Sie sich für eine Infrastruktur-Option entscheiden. Zur Wahl stehen:

Klassisch und bewährt: On-Premise

Bei diesem Modell läuft die ERP-Software auf Ihren eigenen Servern – vor Ort in Ihrem Unternehmen.

• Sie erwerben eine unbefristete Lizenz für SAP Business One und installieren die Software auf Ihrer bestehenden Hardware. Wie Sie Ihre IT-Infrastruktur gestalten oder die Programme konfigurieren, bleibt komplett Ihnen überlassen.
• Sie hosten das ERP-System in Eigenregie, ohne einen Service-Anbieter mit einzubeziehen.
• Alle Anwendungen werden lokal und unabhängig von einer bestehenden Internetverbindung ausgeführt.
• Der limitierende Faktor in Sachen Performance ist hier die Rechenleistung Ihres Rechenzentrums. Dieses muss den Anforderungen gewachsen sein, sprich die Daten in ausreichender Geschwindigkeit und Menge verarbeiten und bereitstellen können.

Skalierbar und innovativ: Cloud

Mit der Cloud entscheiden Sie sich für eine flexible, virtuelle IT-Infrastruktur, die unabhängig von unternehmenseigenen Serveranlagen ist. Das funktioniert so:

• Auch beim Cloud-Modell besitzen Sie Ihre eigene SAP Business One-Lizenz. Diese wird in der Regel zu einer monatlichen Lizenzgebühr pro Nutzer angeboten.
• Das ERP-System läuft komplett in der Cloud. Sie wählen einen zertifizierten Anbieter aus. Dieser stellt den Speicherplatz in der Cloud zur Verfügung, während Sie die Installation und Konfiguration von SAP Business One selbst übernehmen.
• Auf Ihr ERP-System greifen Sie über eine Internetverbindung zu, die möglichst stabil sein sollte.

Mit dem Service-Plus: Hosting

Beim ERP-Hosting handelt es sich im Grunde um ein IT-Outsourcing-Modell. Ihr Hosting-Anbieter stellt Ihnen eine vollständige IT-Server Infrastruktur zur Verfügung und betreibt SAP Business One dort im Rahmen eines SaaS-Vertrages für Sie.

• Das Hosting-Unternehmen ist Ihr Ansprechpartner rund um das ERP-System. Je nach Vereinbarung umfasst die Dienstleistung die ERP-Lösung selbst und die dafür nötigen Serverkapazitäten.
• Bei Abschluss des Vertrages wird festgelegt, welche Pflichten in Bezug auf Wartung, Aktualisierung der Software und Sicherheit vom Anbieter und welche von Ihnen getragen werden.
• Wie die „gemietete“ IT-Landschaft aufgebaut ist, hängt vom Provider bzw. Ihren Anforderungen ab. Reine Cloud-Modelle bestreiten den Löwenanteil. Üblich sind aber auch hybride Ansätze, welche die Vorteile von On-Premise-Lösungen mit der Flexibilität der Cloud verbinden.

Diese entscheidenden Aspekte sollten Sie beachten

Für welche Bereitstellungsoption Sie sich entscheiden, hat enormen Einfluss auf verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens:

• Wie hoch das Investment für Ihr ERP-System und dessen Betrieb ist
• Wie viel Aufwand Sie für die Bereitstellung betreiben müssen
• Wie viel Kontrolle Sie über bestimmte Aspekte des Betriebs haben
• Wie schnell Sie auf veränderte Bedingungen reagieren können

Das Bereitstellungsmodell Ihrer Wahl sollte daher gut zu Ihrem Unternehmen passen und Sie bei Ihren Zielen unterstützen.

Autonomie, Kontrolle und Sicherheit

Völlig klar: Die volle Kontrolle mit den geringsten Abhängigkeiten und Einschränkungen gewährt Ihnen nur die On-Premise-Lösung. Sie haben den Schlüssel zum Serverraum; Sie entscheiden, was passiert.

Wenn Sie hoch-individuell agieren möchten, ist On-Premise Ihr Modell. Allerdings müssen Sie in diesem Fall auch alle Sicherheitsaspekte allein stemmen. Diese können Sie im Cloud- und Hosting-Betrieb an Drittanbieter auslagern, um Ihre eigenen Ressourcen zu schonen.

Betriebswirtschaftliche Kosten (OPEX vs. CAPEX)

Viele Unternehmen bevorzugen On-Premise, weil sie die Fäden ihres ERP-Hostings in der Hand behalten möchten. Verständlich, jedoch bedenken Sie: Alles, was Sie selbst verantworten und betreiben, ist mit vergleichsweise hohen Kosten verbunden:

• Hardware veraltet und muss etwa alle drei Jahre ausgetauscht werden.
• Ein eigenes Rechenzentrum benötigt viel Personal, das wiederum kostet.
• Auch die unbegrenzte SAP Business One-Linzenz ist höherpreisig als jene im Abo

Die Cloud und das Hosting-Modell punkten hingegen mit transparenten, auch langfristig kalkulierbaren Kosten.

Aufwand

Wie viel Arbeit muss ich täglich in den Betrieb meines ERP-Systems stecken? Hier zahlen Sie den Preis für die Autonomie des On-Premise-Modells und der eigenverwalteten Cloud: Sie müssen selbst dafür sorgen, dass Ihre Anwendungen zufriedenstellend laufen.

Ihr IT-Team wird einen Großteil seiner Zeit damit beschäftigt sein, Hardware zu warten, Software zu aktualisieren und angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Beim Hosting kümmert sich der Dienstleister um diese Themen, während Sie sich Ihrem Kerngeschäft widmen.

Skalierbarkeit

Schnell neue Funktionen umsetzen? Rasch die Kapazitäten hochfahren? Das geht nirgends besser als in der Cloud. Rechenkapazität und Speicherplatz können Sie flexibel erweitern und bedarfsgerecht skalieren. Sie zahlen nur, was Sie auch wirklich benötigen.

On-Premise-Strukturen sind träger. Sie können selten so schnell ausgebaut werden, wie ein Anbieter neuen Speicherplatz in der Cloud freigeben kann. In Sachen Skalierbarkeit haben deshalb Cloud und Hosting die Nase vorne.

Bereitstellungsgeschwindigkeit

Heute beschlossen, schon morgen im Einsatz: Die Geschwindigkeit, mit der Sie sich entwickeln und auf technische Neuerungen zugreifen können, stellt einen relevanten Wettbewerbsfaktor für kleine und mittelständische Unternehmen dar.

Dazu wichtig zu wissen: Softwareverteilungen können im Cloud-ERP vergleichsweise schnell durchgeführt werden: Die Installation und Konfiguration von Programmen dauert hier im Schnitt 3-6 Monate, während dasselbe Verfahren On-Premise 12 Monate in Anspruch nimmt.

Nicht übers Knie brechen: Das richtige Betriebsmodell ermitteln Sie am
besten im Team

Sie haben bis hierher gelesen, aber immer noch keine klare Antwort auf die Frage nach dem richtigen Betriebsmodell? Keine Sorge! Welches Betriebsmodell optimal mit Ihrem Unternehmen harmoniert, liegt nur selten auf der Hand. Jedes Unternehmen ist anders und jedes stellt andere Anforderungen an das Zusammenspiel von ERP-System und IT-Struktur.

Sie stehen hier vor einer komplexen Entscheidung mit weitreichenden Folgen. Wer alle genannten Aspekte in seine Entscheidung einfließen lassen will (und das empfehlen wir dringend!) braucht Zeit und einen kompetenten Sparringspartner für den Entscheidungsprozess.

Als Experte für IT-Planung und branchengerechte ERP-Systeme haben wir schon viele SAP Business One-Einführungen begleitet. Gerne stehen wir Ihnen mit unserer Erfahrung und unserem Wissen zur Verfügung.

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