--- AKTUALISIERUNG am 11. Juni 2024 ---
Die verpflichtende E-Rechnung kommt – aber das Wachstumschancengesetz ist bei weitem nicht die einzige gesetzliche Änderung, die in Zukunft auf die mittelständische Prozessindustrie zukommt. In diesem Blog halten wir Sie über die neuesten Entwicklungen zur E-Rechnung auf dem Laufenden und zeigen Ihnen, warum Sie mit SAP Business Applikationen auf der sicheren Seite sind, egal was der Gesetzgeber sich einfallen lässt.
Wachstumschancengesetz: Alle Infos zur E-Rechnung
Mit dem neuen Wachstumschancengesetz nimmt die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft weiter Fahrt auf. Ein zentraler Bestandteil dieses Gesetzes ist die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für alle Unternehmen. Dieser Artikel liefert Ihnen alle wichtigen Informationen zu den aktuellen Regelungen und zukünftigen Anforderungen.
„Risikofaktor“ Gesetzgeber
Sie verfügen über ein funktionierendes ERP-System. Sie haben Ihre eingespielten Geschäftsprozesse. Und dann kommt ein neues Gesetz, das den Status quo wenn nicht auf den Kopf stellt, so doch zumindest gründlich durcheinander wirbelt. Früher, als manuelle papierhafte Vorgänge die Arbeitswelt beherrschten, waren gesetzesbedingte Veränderungen noch relativ einfach umzusetzen. Eine neue Rechnungsvorlage beispielsweise war vergleichsweise schnell erstellt.
Im Zeitalter der Prozessautomatisierung und Datenintegration wirken sich neue Vorschriften aber fast zwangsläufig auf die IT-Systeme aus, die Ihre Prozesse antreiben und am Laufen halten. Hier wird es spannend: Kann das ERP-System so angepasst werden, dass Ihr Unternehmen die neuen Regeln fristgerecht umsetzen kann? Oder wird bei jeder kleinen oder größeren Änderung ein teures Update oder gar ein aufwändiger Wechsel der Softwarelösung notwendig? Unternehmen neigen dazu, den Kostenfaktor zu unterschätzen.
Prominentestes Beispiel für eine Veränderung durch ein neues Gesetz ist die verpflichtende elektronische Rechnung für inländische B2B-Umsätze. Hier orientiert sich die Bundesregierung an den Vorgaben der EU-Kommission, um unterschiedliche Systeme für deutsche Unternehmen zu vermeiden. Das Ziel? Eine Digitalisierung, die Prozesse wie die Rechnungsbearbeitung vereinfacht. Doch die Umstellung hat ihre Tücken.
Was ist eine E-Rechnung nach aktueller Definition?
Darunter versteht das Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format einer europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung zulässt. Bekannte Formate, die diese Anforderungen erfüllen, sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. Anders verhält es sich mit einer PDF-Rechnung, die als E-Mail versendet wird. Diese gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland: Ein Blick auf die Details
Aktuelle Rechtslage und Vorsteuerabzug
Seit Juli 2011 gibt es in Deutschland drei rechtssichere Verfahren für den Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen:
- Innerbetriebliches Kontrollverfahren (§ 14 Abs. 1 UStG): Hierbei wird durch verlässliche Prüfpfade zwischen der Rechnung und der betreffenden Lieferung oder Leistung die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung gewährleistet. Der Unternehmer überprüft im eigenen Interesse, ob die Rechnung in der Substanz korrekt ist und ob der Rechnungsaussteller tatsächlich einen Zahlungsanspruch hat.
- EDI-Verfahren (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG): Dieses Verfahren ist für Unternehmen mit hohen Rechnungsaufkommen bei festen Geschäftsbeziehungen geeignet. Die Umsetzung erfolgt auf Basis der Kommissionsempfehlung 94/820/EG.
- Elektronische Signaturen (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG): Diese Methode sorgt ebenfalls für rechtssichere elektronische Rechnungen, indem sie die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet.
Künftige Verpflichtung zur E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle inländischen Unternehmer verpflichtend. Dies gilt auch für Unternehmen in Freihäfen und den deutschen Hoheitsgewässern. Nur Rechnungen in strukturierten elektronischen Formaten werden als elektronische Rechnungen anerkannt. Andere Formate, wie reine PDF-Dateien oder Bilddateien, gelten dann als "sonstige Rechnungen". Dies bedeutet, dass die elektronische Rechnung neu definiert wird: Sie muss in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.
Übergangsfristen und Ausnahmen
Es gibt Übergangsfristen, die Unternehmen ermöglichen, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten:
- Bis zum 31. Dezember 2026: Unternehmen können noch "sonstige Rechnungen" ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt. Diese Regelung gilt für Rechnungen in einem elektronischen Format, das nicht der neuen Definition entspricht.
- Bis zum 31. Dezember 2027: Kleinunternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro im Vorjahr dürfen weiterhin "sonstige Rechnungen" nutzen, sowohl in Papierform als auch in anderen elektronischen Formaten, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers.
- Unbefristete Ausnahmen: Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise gelten weiterhin alle Rechnungsarten, um unverhältnismäßige Schwierigkeiten bei der Durchführung von Geschäften des täglichen Lebens zu vermeiden.
Kontrollverfahren und Compliance
Das BMF hat klargestellt, dass sowohl manuelle als auch EDV-gestützte Verfahren zur Kontrolle eingehender Rechnungen akzeptiert werden. Ein manueller Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen wie Kopien der Bestellung, Aufträge, Kaufverträge, Lieferscheine und Überweisungs- oder Zahlungsbelege ist ausreichend. Allerdings muss die Dokumentation für spätere Außenprüfungen gewährleistet sein. Zukünftig werden bei hybriden Formaten die strukturierten elektronischen Daten den Vorrang vor den Bildteilen haben.
Einführung eines Echtzeit-Meldesystems
Ein weiterer wichtiger Punkt des Wachstumschancengesetzes ist die geplante Einführung eines digitalen Echtzeit-Meldesystems ab dem 1. Januar 2028. Dieses System wird für alle Unternehmen verpflichtend, die grenzüberschreitenden Handel betreiben, und soll die elektronische Rechnungsstellung sowie die automatisierte Meldung von Rechnungsdaten an die Steuerverwaltungen umfassen. Ziel ist es, den Umsatzsteuerbetrug durch den Einsatz moderner Technologien effektiv zu bekämpfen.
Nutzung von PEPPOL
Zur sicheren Übermittlung elektronischer Rechnungen wird die Nutzung des PEPPOL 4-Corner Modells empfohlen. Diese webbasierte Infrastruktur ermöglicht einen einheitlichen und sicheren Datenaustausch zwischen Rechnungsausstellern und -empfängern. Bund und Länder sind verpflichtet, mindestens PEPPOL anzubieten, wenn ein Webservice zur Einlieferung von elektronischen Rechnungen zur Verfügung gestellt wird.
Ergänzungen und Korrekturen von Rechnungen
Fehlende oder fehlerhafte Pflichtangaben können vom Rechnungsersteller ergänzt werden. Eine Berichtigung kann auch durch Stornierung und Neuausstellung der Rechnung erfolgen, wie vom BFH in seiner Rechtsprechung festgelegt. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn in dem ergänzenden Dokument die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung angegeben ist.
Worauf müssen sich mittelständische Unternehmen einstellen?
Sie sehen: Auf B2B-Unternehmen kommt eine große Umstellung zu, auf die nicht alle vorbereitet sein werden. Gerade für kleinere Unternehmen ist der Aufwand für die Umstellung erheblich - je nachdem, wie sich die Rechnungsstellung im ERP-System derzeit darstellt. Nicht jedes Unternehmen ist mit seinen technischen Möglichkeiten in der Lage, eine E-Rechnung nach dem Wachstumschancengesetz zu versenden oder zu empfangen. Eine Umsetzung kann daher finanzielle, aber auch organisatorische und personelle Ressourcen binden.
Ein wichtiger Punkt sind die technischen Rahmenbedingungen. Sie sollten mindestens ein Jahr vor der verpflichtenden Einführung veröffentlicht werden. Nur so können sich IT-Dienstleister und Unternehmen rechtzeitig darauf vorbereiten. Für einen reibungslosen Übergang wird zudem eine 12-monatige Testphase vorgeschlagen, in der Unternehmen auf freiwilliger Basis E-Rechnungen über verschiedene Plattformen austauschen können. Darüber hinaus ist eine zuverlässige Internet-Infrastruktur unerlässlich.
Künftige Gesetzesänderungen wie E-Invoicing mit SAP-Lösungen umsetzen: Kostenfrei, schnell und rechtssicher
Neben der E-Rechnung werden B2B-Unternehmen in Zukunft voraussichtlich auch in anderen Bereichen wie Datenschutz, Nachhaltigkeit und IT-Sicherheit mit neuen gesetzlichen Anforderungen konfrontiert. Daher sollten Sie sich heute die Fragen stellen, wie Sie diese technisch umsetzen wollen.
Anwenderinnen und Anwender von SAP-Software wie dem ERP-System SAP Business One oder dem CRM-Lösung SAP Sales & Service Cloud haben es leicht: Sie haben mit der Business-Anwendung sozusagen eine Rechtssicherheitsgarantie erworben.
- Jede Gesetzesänderung wird von SAP in die bestehenden Programme integriert und steht Ihnen fristgerecht zur Verfügung.
- Dieser Service kostet Sie weder Aufwand noch Geld. Ein Release - und schon sind Sie mit SAP fit für E-Rechnung und Co.
- Ihre Anwendungen sind immer aktuell, egal was die Zukunft bringt.
Zusatznutzen: Organisierte Dokumente im elektronischen Archiv
Rechtskonformität ist nicht der einzige Vorteil, den E-Invoicing mit SAP-Lösungen bietet. Die Basis der E-Rechnung ist das Archivierungskonzept. Wenn Sie also die E-Rechnung einführen, erhalten Sie quasi ein elektronisches Archiv als Zugabe.
Haben Sie keine Lust mehr, in Aktenschränken, analogen und digitalen Ordnern oder E-Mail-Programmen nach Informationen zu suchen? Dann werden Sie das elektronische Archiv lieben! Es macht Schluss mit lästigem Suchen und organisiert Daten und Dokumente sauber und strukturiert.
Mobiles Arbeiten erfordert, dass alle wichtigen Informationen online verfügbar sind. Mit einem elektronischen Archiv erreichen Sie genau das – revisionssicher und DSGVO-konform.
Mit PART und SAP den Anforderungen der E-Rechnung begegnen
Interessieren Sie sich für digitale Tools, die bei der Umsetzung der geplanten Vorgaben helfen? PART und seine IT-Partner haben dafür die Lösung! Die SAP hat systemseitig bereits alle Weichen gestellt und ist schon heute auf E-Invoicing vorbereitet. Wir beraten Sie gerne zu einer Umstellung auf marktführende SAP-Software. Kontaktieren Sie uns!
