Wenn man sich erstmals mit den Themen XRechnung, Peppol und Co. beschäftigt, stellen die vielen neuen Begriffe und Abkürzungen eine hohe Einstiegshürde dar.
Diesen Einstieg wollen wir Ihnen mit diesem Beitrag ein wenig erleichtern und die wichtigsten Begriffe kurz erläutern.
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EU Direktive 2014/55/EU
rief die Mitgliedsländer zur Schaffung eines gemeinsamen Standards in der elektronischen Rechnungsstellung auf. Die Umsetzung in nationales Recht war zwingend für alle EU-Länder. Sie bezieht sich ausschließlich auf den oberschwelligen Bereich und verpflichtet Behörden zur Annahme von elektronischen Rechnungen im Sinne der Direktive.
- XRechnung
Die XRechnung ist der primäre e-Rechnungsstandard für Deutschland (für den Bund und die überwiegende Zahl der Bundesländer). Erstellt wurde der Standard von der KoSIT im Auftrag vom IT-Planungsrat auf Basis der EU Direktive 2014/55/EU.
- BIS
siehe Peppol BIS 3.0 weiter unten.
- KoSIT
(Koordinierungsstelle für IT-Standards) wurde vom IT-Planungsrat beauftragt, einen Standard für die eRechnungsstellung in Deutschland zu schaffen, der konform ist mit den Regeln der CE Norm 16931
- Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ermöglicht die Adressierung von Dokumenten an die jeweiligen Behörden bzw. leitet diese Dokumente an nachgelagerte Rechnungsbearbeitungssysteme weiter. Das Format der Leitweg-ID ist einheitlich für den Geltungsbereich der XRechnung. Es besteht aus einer Grobadressierung aus der das Bundesland, der Regierungsbezirk, Landkreis und Gemeinde hervorgeht. Ferner einem Bereich für eine Feinadressierung und einer Prüfziffer.
- CIUS
(Core Invoice Usage Specification) ist die Bezeichnung für länderspezifische Formate für die digitale Rechnungsstellung im Sinne der EU Direktive 2014/55/EU. Basis für die länderspezifischen Formate sind immer eine der beiden Syntaxen.
- CII
(Cross Industry Invoice) ist eine der beiden Syntaxen die von der EN 16931 definiert wurden.
- EN 16931
Entstand im Auftrag der europäischen Kommission durch das CEN. Die Vorgaben der EN 16931 sind für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. In der EN 16931 sind die bereits vorher bestehenden Syntaxen CII und UBL als übereinstimmend mit der Norm benannt worden.
- Syntaxen
CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language ISO 19845) sind die beiden zulässigen Syntaxen der EN 16931. Bei beiden handelt es sich um XML Feldsprachen.
- IT-Planungsrat
ist ein gemeinsames Gremium von Bund und Ländern und koordieniert die Zusammenarbeit im Bereich der Informationstechnik.
- Peppol
Peppol bezeichnet eine Webservice-basierte Infrastruktur zur sicheren Übermittlung von Daten, insbesondere im Kontext der elektronischen Beschaffung. Die in Brüssel ansässige gemeinnützige Organisation OpenPEPPOL AISBL entwickelt und betreibt diese dauerhaft.Ziel von OpenPEPPOL ist es, die Nutzung von elektronischen Beschaffungsprozessen durch öffentliche Verwaltungen in Europa unter Einsatz der Peppol-Spezifikationen zu fördern.
- Peppol BIS 3.0
Das Peppol Netzwerk hat mit dem aktuellen BIS 3.0 einen eigenen CIUS (Core Invoice User Specification) entwickelt, der der EN 16931 entspricht. Auf dieser Basis wird im Peppol Netzwerk kommuniziert und eine Austauschbarkeit von eDokumenten sichergestellt.
- Schwellenwerte
Die EU Direktive 2014/55/EU regelt nur den oberschwelligen Bereich. Weitere Informationen zu den EU Schwellenwerten 2020 können Sie über unsere link-Liste finden.Durch das E-Government Gesetz des Bundes wurde die Annahmeverpflichtung auf den unterschwelligen Bereich ausgeweitet.
Häufig gilt auch eine Bagatellgrenze für Aufträge bis zu 1.000 EUR netto.
- ZUGFeRD
ist ein weiteres Format zur elektronischen Rechnungsstellung. Es ist ein sogenanntes Hybrid-Format, bestehend aus einer PDF/A3 Datei mit einer bildhaften Darstellung in die das notwendige XML-Format eingebettet ist. Eine direkte Versendung über das Peppol Netzwerk ist erst nach einer Konvertierung nach UBL möglich.
Je nach öffentlicher Ebene gibt es unterschiedliche Anforderungen bzw. Verpflichtungen an Rechnungssteller, Rechnungsstellung sowie der Rechnungszustellung.
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